Privacyverklaring

Samen Wijzer Academy is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Voor vragen over privacy of het gebruik van je persoonsgegevens kun je contact met ons opnemen via bovenstaand e-mailadres.

Welke gegevens we verwerken, hangt af van hoe je contact met ons opneemt of gebruikmaakt van onze diensten.

Wij kunnen onder andere de volgende gegevens verwerken:

• voor- en achternaam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer, als je dat zelf aan ons doorgeeft;
• bedrijfsnaam, indien van toepassing;
• adres- en factuurgegevens, indien nodig;
• gegevens over de training waarvoor je belangstelling hebt of waarvoor je je inschrijft;
• gegevens die nodig zijn voor het verstrekken of registreren van een certificaat;
• correspondentie via e-mail;
• informatie die je zelf in een bericht aan ons verstrekt.

Onze website zelf verzamelt geen persoonsgegevens: er zijn geen accounts, geen analyse- of trackingtools en de formulieren op de website versturen zelf niets (zie hoofdstuk 3). Technische gegevens van je bezoek, zoals je IP-adres, kunnen wel worden vastgelegd in de logbestanden van onze hostingprovider (zie hoofdstuk 12).

Wij vragen via onze reguliere formulieren niet om medische gegevens of andere bijzondere persoonsgegevens. We raden daarom aan dergelijke informatie niet zonder noodzaak in een vrij tekstveld te plaatsen.

Je kunt contact met ons opnemen via e-mail. Het contactformulier op de website verstuurt je bericht niet zelf: het stelt een e-mail voor je op in jouw e-mailprogramma, die je daar zelf naar ons verstuurt. Pas dan ontvangen wij je gegevens.

We gebruiken de gegevens die je verstrekt om je vraag te beantwoorden en contact met je te onderhouden. Daarbij kunnen onder andere naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van het bericht worden verwerkt.

Wij bewaren gewone contactgegevens in beginsel tot maximaal 2 jaar na het laatste inhoudelijke contact, tenzij we de gegevens langer nodig hebben voor bijvoorbeeld een overeenkomst of wettelijke verplichting.

Wanneer je een offerte aanvraagt, verwerken we de gegevens die nodig zijn om je aanvraag te behandelen en een passende offerte op te stellen. Ook het offerteformulier werkt via jouw eigen e-mailprogramma, zoals beschreven in hoofdstuk 3.

Dit kunnen bijvoorbeeld je naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en informatie over de gewenste training zijn.

Offerteaanvragen die niet tot een overeenkomst leiden, bewaren we in beginsel maximaal 2 jaar na het laatste contact.

Online inschrijven via de website is op dit moment nog niet mogelijk. Wanneer je je op een andere manier inschrijft voor een training, bijvoorbeeld via e-mail, verwerken we de persoonsgegevens die nodig zijn om je inschrijving te registreren en de training te organiseren.

We gebruiken deze gegevens bijvoorbeeld om:

• je inschrijving te bevestigen;
• informatie over de training te versturen;
• contact met je op te nemen over wijzigingen;
• de deelnemersadministratie bij te houden;
• de training goed te organiseren;
• na succesvolle afronding een certificaat te verstrekken.

Gegevens die alleen nodig zijn voor de organisatie van een training bewaren we in beginsel maximaal 2 jaar na afloop van de training, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk of wettelijk verplicht is.

Zodra online inschrijven beschikbaar komt, werken we deze privacyverklaring bij.

Bedrijven kunnen meerdere medewerkers aanmelden voor een training. In dat geval kunnen wij persoonsgegevens ontvangen van de werkgever of contactpersoon in plaats van rechtstreeks van de deelnemer.

Wij gebruiken deze gegevens alleen voor zover dat nodig is om de betreffende training te organiseren, contact te onderhouden, deelnemers te registreren en certificaten te verzorgen.

We vragen bedrijven alleen persoonsgegevens van medewerkers met ons te delen die daadwerkelijk noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de training.

Na succesvolle afronding van een daarvoor bestemde training kan Samen Wijzer Academy een certificaat aan de deelnemer verstrekken.

Hiervoor kunnen we onder andere de naam van de deelnemer, de gevolgde training, de datum van deelname en gegevens over het certificaat registreren.

Certificaatgegevens bewaren we in beginsel maximaal 5 jaar, onder andere zodat certificaatinformatie later kan worden gecontroleerd of teruggevonden wanneer een deelnemer hierover contact met ons opneemt. Als voor een specifiek certificaat of certificeringsschema een andere termijn noodzakelijk is, kan daarvan worden afgeweken.

Samen Wijzer Academy verstrekt op dit moment zelf de certificaten en deelt hiervoor volgens de huidige werkwijze geen persoonsgegevens met een externe certificeringsorganisatie.

Samen Wijzer Academy kan voor trainingen samenwerken met externe professionele trainers.

Wanneer het voor het uitvoeren van een training noodzakelijk is dat een trainer bepaalde deelnemersgegevens ontvangt, delen we alleen de gegevens die daarvoor daadwerkelijk nodig zijn.

Externe trainers mogen persoonsgegevens die zij via Samen Wijzer Academy ontvangen niet voor eigen, ongerelateerde doeleinden gebruiken.

Online betalen via de website is op dit moment niet mogelijk. Er worden dus geen betaalgegevens via de website verwerkt. Zodra online betalen beschikbaar komt, werken we deze privacyverklaring bij met de betaalprovider en de gegevens die daarbij worden verwerkt.

Voor grotere zakelijke klanten kan betaling op factuur mogelijk zijn. Hiervoor kunnen wij onder andere bedrijfsnaam, adresgegevens, contactgegevens en overige noodzakelijke factuurgegevens verwerken.

Gegevens die onderdeel uitmaken van onze financiële administratie bewaren we gedurende de termijn die volgens de toepasselijke fiscale wet- en regelgeving verplicht is.

Wij communiceren met klanten en deelnemers per e-mail, bijvoorbeeld over vragen, offertes en trainingen.

Onze website biedt geen aanmelding voor een nieuwsbrief. Als wij in de toekomst nieuwsbrieven of andere commerciële berichten gaan versturen, doen we dat alleen wanneer de wet dat toestaat en vragen we waar vereist vooraf toestemming. Je kunt je dan altijd afmelden.

Volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) hebben we een geldige grondslag nodig om persoonsgegevens te verwerken.

Afhankelijk van de situatie verwerken wij persoonsgegevens omdat:

• dit noodzakelijk is om een overeenkomst uit te voeren of voorbereidingen daarvoor te treffen, bijvoorbeeld bij een inschrijving of offerteaanvraag;
• we moeten voldoen aan een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor onze administratie;
• we een gerechtvaardigd belang hebben, bijvoorbeeld om onze dienstverlening uit te voeren, vragen te beantwoorden en onze website te verbeteren, waarbij we steeds rekening houden met de privacybelangen van betrokkenen;
• je toestemming hebt gegeven, wanneer toestemming voor een specifieke verwerking vereist is.

Wanneer een verwerking uitsluitend op toestemming is gebaseerd, kun je die toestemming weer intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op verwerkingen die vóór het intrekken rechtmatig hebben plaatsgevonden.

Wij verkopen persoonsgegevens niet.

Voor onze dienstverlening maken we wel gebruik van andere partijen. Denk bijvoorbeeld aan:

• externe trainers, voor zover zij deelnemersgegevens nodig hebben;
• onze hostingprovider, die de website beschikbaar maakt en technische gegevens van bezoeken kan vastleggen in logbestanden;
• onze e-mailprovider, via wie we e-mail ontvangen en versturen.

Onze website gebruikt zelf geen analyse-, marketing- of betaaldiensten van derden.

We delen alleen persoonsgegevens wanneer dit nodig is voor onze dienstverlening, wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat of wanneer we wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Waar dat volgens de AVG nodig is, maken we passende afspraken met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken.

Onze website plaatst op dit moment geen cookies en gebruikt geen analytische of marketingtools. Het enige wat in je browser wordt bewaard, is je cookievoorkeur (in de lokale opslag van je browser), zodat de cookiemelding niet steeds opnieuw verschijnt.

Als wij in de toekomst cookies of vergelijkbare technieken gaan gebruiken waarvoor toestemming vereist is, vragen we daar vooraf toestemming voor via onze cookiemelding en werken we deze privacyverklaring en het cookiebeleid bij.

Meer informatie hierover staat in ons afzonderlijke cookiebeleid.

Onze website gebruikt op dit moment geen marketing- of trackingdiensten, zoals Meta Pixel of Google Ads-conversiemeting. Als dat in de toekomst verandert, werken we deze privacyverklaring en het cookiebeleid daarop aan en vragen we waar nodig vooraf toestemming.

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of zolang als we daartoe wettelijk verplicht zijn.

Als uitgangspunt hanteren we:

• Contactaanvragen: maximaal 2 jaar na laatste inhoudelijke contact
• Offerteaanvragen zonder overeenkomst: maximaal 2 jaar na laatste contact
• Reguliere deelnemers-/inschrijvingsgegevens: maximaal 2 jaar na de training
• Certificaatregistratie: in beginsel maximaal 5 jaar
• Financiële administratie en facturen: volgens de toepasselijke wettelijke fiscale bewaartermijn

Als gegevens onderdeel worden van een andere administratie waarvoor een langere wettelijke bewaartermijn geldt, kan die langere termijn van toepassing zijn.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik, wijziging of openbaarmaking.

We proberen daarbij alleen toegang tot persoonsgegevens te geven aan personen en partijen die deze gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden.

Volgens de AVG heb je verschillende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens. Afhankelijk van de situatie kun je onder andere vragen om:

• inzage in je persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste persoonsgegevens;
• verwijdering van persoonsgegevens;
• beperking van de verwerking;
• bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
• overdracht van je gegevens (dataportabiliteit);
• het intrekken van eerder gegeven toestemming.

Wil je gebruikmaken van een van deze rechten? Neem dan contact met ons op via info@samenwijzeracademy.nl.

Om te voorkomen dat persoonsgegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen, kunnen we je vragen om aanvullende informatie waarmee we je identiteit op een passende manier kunnen controleren.

Heb je een klacht over de manier waarop wij met je persoonsgegevens omgaan? Neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op, zodat we samen naar een oplossing kunnen kijken.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacy, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Sommige dienstverleners, zoals een hosting- of e-mailprovider, kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken of toegankelijk maken.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen we waar vereist voor een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen.

Onze diensten en website zijn volgens onze huidige werkwijze niet specifiek gericht op minderjarigen en wij bieden momenteel geen trainingen aan minderjarigen aan.

Als dit in de toekomst verandert, passen we onze werkwijze en waar nodig deze privacyverklaring daarop aan.

Samen Wijzer Academy kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, website of wet- en regelgeving verandert.

De meest recente versie wordt op onze website gepubliceerd. Onderaan deze pagina staat wanneer de privacyverklaring voor het laatst is bijgewerkt.

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop Samen Wijzer Academy met persoonsgegevens omgaat? Neem dan contact met ons op: